PERENCANAAN
Identifikasi Kebutuhan
- Menggali masalah/tujuan, volume, lokasi, standar mutu, dan waktu kebutuhan.
Output: daftar kebutuhan & justifikasi (mengapa perlu), alternatif solusi, serta estimasi biaya awal.
Penetapan Barang/Jasa
- Menentukan apa yang akan dibeli/dikerjakan: spesifikasi teknis/fungsional, ruang lingkup, output & outcome.
Output: spesifikasi/lingkup kerja awal dan kategori pengadaan (barang, pekerjaan konstruksi, jasa lainnya, jasa konsultansi).
Cara Pengadaan
- Memilih skema: Swakelola (dikerjakan internal/kolaboratif) atau melalui Penyedia.
- Jika melalui penyedia, tentukan metode (mis. pengadaan langsung, tender/seleksi, e‑purchasing, penunjukan/seleksi tertentu) berdasarkan nilai, kompleksitas, ketersediaan pasar, dan urgensi.
Output: keputusan cara & metode pengadaan.
Jadwal Pengadaan
- Menyusun linimasa dari persiapan hingga serah terima (milestone: penyusunan dokumen, pemilihan, kontrak, pelaksanaan, uji/PHO‑FHO).
Output: Gantt/timeline pengadaan.
Anggaran Pengadaan
- Memastikan pagu tersedia di dokumen anggaran (RKA/DPA/RAB induk), sumber pendanaan, dan kode akun.
Output: pagu yang disetujui + kodefikasi anggaran.
PERSIAPAN
A. Persiapan Swakelola
Penetapan Sasaran
- Menegaskan target keluaran (output), indikator kinerja, mutu, dan batas waktu.
Penyelenggara Swakelola
- Menetapkan struktur pelaksana: penanggung jawab, ketua pelaksana, tim teknis, administrasi/keuangan, pengawas mutu.
- Jika kolaborasi (mis. dengan pihak lain), tetapkan peran & batas kewenangan.
Rencana Kegiatan
- Menyusun WBS (rincian pekerjaan), kebutuhan SDM, peralatan, bahan/material, metode kerja, rencana mutu K3L.
Jadwal Pelaksanaan
- Menurunkan WBS ke jadwal operasional harian/mingguan dan titik pemeriksaan (checkpoint).
Penyusunan RAB
- Menghitung volume × harga satuan (rujukan HSPK/standar biaya/hasil survei), termasuk overhead & cadangan risiko.
Output: RAB Swakelola yang terperinci.
B. Persiapan PBJ melalui Penyedia
Persiapan PBJ melalui Penyedia
- Survei pasar & penetapan kriteria kualifikasi penyedia.
- Menyusun Dokumen Pemilihan: instruksi peserta, bentuk penawaran, kriteria/teknis evaluasi, syarat administrasi.
Menetapkan HPS (Harga Perkiraan Sendiri)
- Menyusun HPS berbasis data sah (survei/daftar harga/e‑katalog/kontrak sejenis).
HPS menjadi dasar evaluasi kewajaran harga dan bersifat rahasia sampai saatnya.
Menetapkan Rancangan Kontrak & Spesifikasi Teknis/KAK
- Menetapkan rancangan kontrak (Syarat Umum & Khusus), lingkup kerja, mutu/standar, jadwal, SLA, denda/sanksi, change order, jaminan, dan mekanisme pembayaran.
- Menetapkan Spesifikasi Teknis/TOR/KAK yang jelas, terukur, tidak diskriminatif.
Output: Dokumen Pemilihan final (Rancangan Kontrak + Spesifikasi/KAK + HPS).
Catatan jaminan yang dapat ditetapkan di dokumen:
- Uang muka & jaminan uang muka
- Jaminan penawaran
- Jaminan pelaksanaan
- Jaminan pemeliharaan
- Sertifikat garansi
- Penyesuaian harga (sesuai nilai/risiko/jenis paket)
PELAKSANAAN
A. Pelaksanaan Swakelola
Pelaksanaan Swakelola
- Melaksanakan pekerjaan sesuai rencana, mencatat penggunaan bahan/peralatan, timesheet tenaga, dan mutu.
Pembayaran Swakelola
- Membayar biaya langsung (bahan, honor, sewa, transport) berdasarkan bukti sah; rekonsiliasi dengan RAB.
Pengawasan & Pertanggungjawaban
- Pengawasan mutu, K3L, progres; laporan realisasi fisik‑keuangan; berita acara penyelesaian; serah terima internal & pencatatan aset bila ada.
B. Pelaksanaan PBJ melalui Penyedia
Pelaksanaan Pemilihan
- Pengumuman/undangan, penjelasan (aanwijzing), penerimaan & pembukaan penawaran, evaluasi (administrasi, teknis, harga/biaya), klarifikasi & negosiasi (bila perlu), penetapan pemenang, pengumuman/masa sanggah (jika berlaku), dan penerbitan SPPBJ.
Pelaksanaan Kontrak
- Penandatanganan kontrak & SPMK; mobilisasi; pelaksanaan pekerjaan; pengawasan mutu & progres; pengujian; adendum bila sah; pembayaran termin/kemajuan sesuai prestasi dan jaminan yang berlaku.
Serah Terima Hasil Pekerjaan
- Pemeriksaan akhir, BAST/PHO (serah terima pertama) dan FHO (final) setelah masa pemeliharaan; penyelesaian kewajiban jaminan, dokumentasi as‑built, manual/garansi, dan serah kelola aset.